TMI AROHAN POTILASREKISTERI


TIETOSUOJASELOSTE 1.1.2020

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Tmi Aroha

Y-tunnus 2165554-0

Pauliina Salonen

Korppaanmäentie 28, LT 2

00300 Helsinki

Millaisia tietoja meillä on ja mistä saamme ne?

Potilasasiakirjat: Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on velvollisuus laatia ja säilyttää potilasasiakirjat, jotka Tmi Arohassa muodostuvat asiakastapaamisia koskevista manuaalisista muistiinpanoista. Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilasasiakirjoihin merkitään potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot: potilaan nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite); terapiasuhteen aloituspäivämäärä ja sovittu kesto sekä käyntien lukumäärä; terapian eteneminen, tapaamisten sisältö lyhyesti ja esille tulevat, oleelliset seikat potilaan taustasta ja elämäntilanteesta potilaan itsensä kertoman mukaisesti; terapian päättymisen syy ja päivämäärä. Potilaan kanssa käytyjä keskusteluja ei tallenneta yksityiskohtaisesti.

Potilasasiakirjoihin luetaan myös Tmi Arohan Kelalta saamat kuntoutuspsykoterapiaa koskevat päätökset, jotka sisältävät kopion kuntoutujan omasta terapiahakemuksesta ja lääkärinlausunnosta sekä kuntoutusta koskevat psykoterapialausunnot.

Potilas voi myös itse luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta
aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.

Potilasrekisterin yksilöintitiedot: Henkilön yksilöintitietoina potilasrekisteriin tallennetaan asiakkaan nimi, henkilötunnus (Kela-asiakkaiden osalta), kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin voidaan tallentaa myös lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan äidinkieli tai asiointikieli; ammatti ja työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti tai vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö, sekä tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset.

Muita asiakkuutta koskevia tiedostoja muodostuu korttimaksujärjestelmästä (iZettle), manuaalisesta ajanvarauskalenterista ja kirjallisesta terapiasopimuksesta.

Kenelle luovutamme tietojasi ja miksi?

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä: Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava
henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai laillista syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy terapiasuhteen päättymisen jälkeen.

Poikkeuksia salassapitosääntöön: Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia
salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Ilmoitus on tehtävä viipymättä.

Potilastietoja voidaan luovuttaa myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville
viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Potilastietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

Miten huolehdimme tiedoistasi?

Manuaalinen aineisto: Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot pidetään salassa ja suojataan.
Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa tiloissa ja niihin on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjällä.

Sähköinen aineisto: Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään paikallisissa tiedostoissa eikä niitä säilytetä internet-palvelimilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Omat valintasi ja oikeutesi

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa: Mikäli potilas
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai
puutteellisen tiedon täydentämistä: Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.